Le recouvrement des rejets tiers payant et factures impayées de l'infirmier libéral

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Cet article a été publié le par Brigitte Femenia et a été consulté 204 fois.

Les impayés sont un problème récurrent pour tous les professionnels de santé dont les infirmiers libéraux. Accumulés au fil du temps, vos rejets et factures impayées représentent une perte de plusieurs milliers d’euros. Tournées chargées, rythme effréné, gestion du cabinet, des dossiers patients, des ordonnances, etc … Vous ne disposez généralement pas du temps et des ressources nécessaires pour assurer un recouvrement efficace de vos impayés. Quelqu’en soit le montant ne laissez plus passer ces factures impayées. Le recouvrement des impayés de l’infirmier libéral est essentiel pour préserver son activité et optimiser son chiffre d’affaires.

 

Les rejets tiers payant

 

Quotidiennement, vous pratiquez le tiers payant pour facturer vos soins. Pourtant, il est souvent synonyme de factures impayées et de rejets des caisses obligatoires et complémentaires, véritable perte de chiffre d’affaires dans votre activité . Pour une gestion efficace de votre tiers payant il est indispensable d’y consacrer un temps considérable. Obligatoire dans certaines situations (affection de longue durée, maternité, AME, accident du travail, etc), vous n’avez pas l’obligation de l’appliquer dans tous les autres cas. Il représente un avantage indéniable et appréciable: vos patients n’ont aucune avance de frais à payer. Cela vous évite également la gestion contraignante des encaissements de chèque et d’espèces. Grâce à la télétransmission de vos feuilles de soins de manière sécurisée, vous obtenez un règlement rapide. Cependant, l’inconvénient majeur du tiers payant est le rejet de vos factures télétransmises. Il est fréquent que lors de vos retours Noemie, des factures soient rejetées pour diverses raisons : incompatibilité ASU-NAT/REGIME, situation bénéficiaire inconnu, droits non ouverts, l’exonération du ticket modérateur connue au référentiel n’a pas été transmise, etc.

 

Comment organiser sa gestion du tiers payant et se prémunir des factures rejetées et impayées?

 

Il est primordial, de recueillir les bonnes informations auprès de vos patients lors du premier rendez-vous (carte vitale, carte de mutuelle, etc). Cela vous permettra d’avoir les éléments nécessaires à leur traitement en cas de factures impayées ou rejetées. Avant toute facturation, veillez à bien vérifier les droits de vos patients et leurs éventuelles exonérations. Suite à vos télétransmissions, il sera nécessaire d’effectuer un rapprochement bancaire afin de s’assurer du bon règlement de vos actes et l’absence de factures impayées. Si malgré toutes les précautions entreprises, des factures reviennent rejetées, il faudra prendre connaissance du motif du rejet et en comprendre la signification. Pour cela, il faudra appeler la caisse de sécurité sociale ou la complémentaire santé en question. A l’issue de vos démarches de vérification, vous devrez procéder au recyclage des factures impayées directement auprès de chaque caisse concernée. Le plus souvent, cette opération est à réaliser manuellement par l’envoi de feuilles de soins papiers auprès des caisses. Le délai de traitement étant généralement de plusieurs semaines, il faudra procéder a posteriori à la vérification des relances effectuées. Parfois même, la complémentaire peut vous signifier que le patient n’est pas à jour de ses cotisations et refuse de vous régler vos factures. Il conviendra alors d’enclencher une procédure de recouvrement amiable auprès de votre patient. Le recouvrement des rejets tiers payant est contraignant et chronophage. Il nécessite une organisation rigoureuse que vous n’avez généralement pas le temps de mettre en place avec le rythme de vos tournées. Par manque de temps, vous vous contentez de ce qui est réglé par les caisses et remettez à plus tard les relances de vos factures impayées. Il faut savoir qu’il est possible d’externaliser la gestion de son tiers payant à des professionnels du recouvrement spécialisés dans la gestion des impayés des professionnels de santé. Vérification des données de télétransmissions, des retours Noemie, traitement des rejets, recyclage des factures impayées, relances des organismes, rapprochement bancaire, suivis des règlements, … Autant de tâches chronophages qui peuvent être externalisées, vous garantissant un gain de temps et l’assurance d’une trésorerie saine.

 

Le recouvrement des impayés patients

 

Pour diverses raisons, vous pouvez également décider de ne pratiquer pas le tiers payant, c’est alors que vous pouvez être confronté à des patients mauvais payeurs; patients qui arrêtent brusquement les soins, refusent de régler, ne répondent plus à vos appels, etc. Vous n’avez pas le temps d’effectuer les relances, vous laissez courir les petites dettes qui s’accumulent avec le temps et représentent une perte de chiffre d’affaires. Vous vous êtes investi auprès de ce patient, vous avez consacré du temps et de l’énergie à réaliser vos soins et celui-ci refuse de régler. Quoi de plus frustrant pour un infirmier libéral que d’être confronté à ce genre de situation. Vous tentez malgré tout quelques relances téléphoniques mais faute de temps, vous abandonnez vos démarches de recouvrement. Mais si ce patient n’est pas poursuivi pour son acte, si pour lui, ne pas régler son infirmier libéral est légitime, alors pourquoi ne recommencerait-il pas avec un confrère ? Qu’encourt-il si, au final, malgré sa/ses dettes, personne n’engage de procédures de recouvrement amiable ou judiciaire contre lui ? C’est ainsi, un cercle vicieux auquel il faut mettre un terme rapidement. Il est indispensable d’agir, mais comment s’y prendre?

 

Le recouvrement amiable de créances

 

Il constitue la première phase d’un recouvrement de créance. Il correspond à l’ensemble des actions menées par le créancier pour obtenir le paiement de la dette sans aucune contrainte ou menace judiciaire. Appel téléphonique, SMS, mail de relance, lettres de relance, etc. Puis lorsque votre patient ne paie pas ou ignore les actions précédentes, il conviendra alors d’envoyer une lettre de mise en demeure. Si à l’issue de la phase amiable, la situation se solde par un échec, il est possible d’engager une procédure de recouvrement judiciaire.

 

Le recouvrement judiciaire

 

L’infirmier libéral pourra alors effectuer une demande d’injonction de payer devant le président du tribunal judiciaire. Si le juge estime la requête justifiée, il pourra rendre une « ordonnance portant injonction de payer ». Le patient pourra subir une sanction pénale s’il ne s’acquitte pas de sa dette dans les délais impartis. Ces poursuites judiciaires ont un coût et de ce fait sont à réserver uniquement pour les factures impayées qui représentent un montant élevé. Afin d’éviter de débourser des frais de procédure judiciaire, il est nécessaire de réagir rapidement à la survenue d’une facture impayée et de la résoudre en phase amiable. Plus l’intervention est rapide, plus il sera aisé de recouvrir les sommes impayées.

 

Externaliser la gestion et le recouvrement de ses factures impayées

 

Si vous n’avez pas le temps ni l’envie de réaliser vous-même ces démarches de recouvrement, vous avez la possibilité de vous faire aider par une société de recouvrement spécialisée dans le traitement des factures impayées des professionnels de santé. La gestion et le recouvrement amiable de vos impayés, discipline à part entière, demande du temps et des ressources. Ainsi, vous gagnez du temps et pouvez vous concentrer sur votre coeur de métier. De plus, avoir recours à une société de recouvrement amiable est déterminant et conduit majoritairement à la résolution du litige. En effet, la société de recouvrement amiable de créances possède une autorité différente de la vôtre, lui permettant une action rapide et efficace vis-à-vis du débiteur. De la gestion du tiers payant au recouvrement de créances amiable auprès de vos patients, RECOUV-LIB est la solution pour vous libérer du temps auprès de vos patients ou de vos proches tout en conservant une trésorerie saine. Quelqu’en soit le montant, vous devez être réglé des honoraires qui vous sont dus.

 

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