Informatisation

 

La télétransmission a pour but de simplifier la facturation et obtenir un paiement beaucoup plus rapide.

Quel matériel choisir  pour télétransmettre ses factures ?

Les critères de choix d'un logiciel et les aides financières possibles 


LE LOGICIEL

Il existe différents types de logiciels :

  • logiciels de base (création de FSE et télétransmission)
  • logiciels complets (gestion du fichier patients + gestion des suivis médicaux individuels + gestion du planning, du répertoire, de l'agenda, des rendez-vous + comptabilité + télétransmission )

C'est à vos attentes qu'il doit correspondre et doit être agréé par le CNDA, seule autorité, pour tous les régimes, à délivrer cette homologation. Certains vous diront parfois que le logiciel est sur le point d'être agréé.

LE CHOIX

Le choix sera fonction de votre activité et de votre pratique. Très souvent, les commerciaux ou les distributeurs s'auto-proclament leaders du marché, mais c'est à vous que le produit doit plaire, car vous allez l'utiliser journellement.

Si un proche vous aide dans votre approche et qu'il n'est pas professionnel de santé, il n'aura pas la même sensibilité que vous. Il convient donc de nuancer l'avis de conseillers informaticiens. Leur approche est celle d'un spécialiste parfois trop technique.

Ne vous fixez pas sur le premier logiciel présenté. Le marché est très ouvert, et offre un large choix. Il n'est cependant pas utile de connaître tous les produits. 5 à 7 démarches permettront un choix éclairé.

Demandez à chaque société informatique une démonstration, de préférence à votre domicile ou à votre cabinet. Elle sera réalisée, dans la plupart des cas, à l'aide d'un portable.

Lors de démonstrations sur votre site, précisez bien que vous en verrez d'autres sans préciser lesquels. De même, ne leur indiquez pas quels logiciels vous ont été présentés à la CPAM. Ceci ne les regarde pas et garantit notre neutralité.

L'EXPORTATION DES DONNEES

Ce point est fondamental. Il s'agit de l'exportation des données enregistrées sur votre logiciel. Personne ne peut vous garantir qu'un produit existera encore dans deux ou trois ans. Vous-même aurez peut-être envie de changer de logiciel.
Dans ces deux hypothèses, il faudra exporter de votre logiciel initial les données emmagasinées pour les importer vers le nouveau produit. Or certaines écritures informatiques ne se " transplantent " pas ou mal. De plus certains éditeurs introduisent des verrous interdisant cette exportation. Il est donc prudent d'interroger le distributeur sur ce point et d'exiger que cette garantie figure au contrat.

Ceci vous protège pour le futur, car en cas de disparition de la société éditrice et en l'absence d'exportation possible, vous risqueriez de devoir ressaisir manuellement toutes vos données. Essayez, dans la mesure de vos possibilités, de vous renseigner sur la pérennité de la société éditrice.

LA HOT LINE

Une grande majorité des sociétés éditrices de logiciels mettent à votre disposition des " hot-line " (lignes d'appels téléphoniques pour conseil ou dépannage). Dans leur quasi-totalité, ces " hot-line " résident souvent en province donc, attention au coût des communications téléphoniques ! Demandez un numéro d'appel "numéro vert" .

Si la société n'a pas mis en place ce système, essayez d'obtenir que ce soit elle qui vous rappelle après avoir indiqué votre numéro de client. Certains le font. Il s'agit donc pour vous d'un argument de négociation commerciale, de nature à vous éviter d'importantes dépenses de téléphone.

LE SERVICE APRES-VENTE

Le service après-vente est un point important à prendre en considération; il ne doit pas se limiter pas à une " hot-line " . Souvent, les distributeurs locaux assurent un dépannage de première intention. Ceci est " un plus ", car il favorise le contact de proximité, une plus grande disponibilité et un délai d'intervention plus rapide.

Demandez s'ils interviennent sur votre site en cas de panne et dans quel délai. Compte tenu des délais légaux de télétransmission avec les caisses, un SAV efficace doit pouvoir vous dépanner sous 24 ou 48 heures dans des conditions normales.

Là encore, il faut savoir si l'intervention porte sur le logiciel seul ou sur l'équipement complet (machine, lecteur de cartes, logiciel, réseau). Evidemment, si vous avez acquis le micro par un autre canal, soit la SSII n'interviendra pas et vous renverra vers votre vendeur soit elle vous facturera son intervention.
Si vous avez opté pour un pack complet, il y a une garantie constructeur pour la machine, pouvant être réalisée par le SAV du fabricant.

LA MAINTENANCE

Attention à ce que ce terme recouvre. En effet, les prix peuvent aller du simple au triple. Cela ne signifie pas pour autant que le moins cher est le meilleur.

Par maintenance, certains entendent uniquement la possibilité d'appeler la " hot-line ". D'autres incluent les mises à jour régulières des logiciels alors que dans la première hypothèse celles-ci sont facturées à l'unité.
Pour comparer valablement, il convient donc de faire préciser ce qui est compris dans cette maintenance. Les logiciels évoluent, la législation sociale également et les conditions technologiques du cahier des charges imposées aux sociétés éditrices progressent elles aussi. Il est donc impératif que vous soyez régulièrement destinataire de mises à jour. A défaut votre logiciel pourrait ne plus correspondre aux normes obligatoires.

L'INSTALLATION

Certaines sociétés prévoient une demi-journée incluant l'installation proprement dite (pouvant comprendre micro + logiciel + lecteur de cartes + connexion au réseau -cela en fonction de votre décision) et une formation au logiciel choisi.

Lors de l'établissement du contrat, demandez à ce que ces deux phases soient dissociées. En effet, certaines installations peuvent être longues. Ceci est fonction de différents aspects comme la configuration préalable du micro, l'installation de câbles, le paramétrage du logiciel et du lecteur etc…
Cela peut prendre 2, 3 heures, voire plus. Dans ces conditions, il ne vous reste plus qu'une heure de formation sur le logiciel, ce qui ne correspond qu'à une prise en main et ne vous permet pas réellement de pouvoir vous servir de votre logiciel après le départ du technicien. C'est pourquoi il est préférable de faire préciser d'une part le temps d'installation par le distributeur et d'autre part, la durée de la formation prévue lorsque tout le système est prêt à fonctionner.

LA FORMATION

En fonction de vos connaissances sur micro, il vous faudra peut-être une formation complémentaire sur le logiciel. Elle peut être assurée soit par la société, sur un site qui lui est propre, soit à votre cabinet. Dans les deux cas, sachez qu'elle est payante, mais plus chère à votre site, car il y a immobilisation d'un agent durant une certaine période. Demandez quel est le coût horaire ou à la demi-journée. Si vous pouvez vous grouper avec des confrères utilisant le même logiciel, demandez une réduction de cette formation.

Attention, il ne faut pas confondre une formation spécifique au logiciel choisi par vous avec une formation " Windows ". Vous devrez peut-être aussi apprendre à utiliser ce logiciel, base principale de fonctionnement de la plus grande majorité des logiciels médicaux et paramédicaux en version PC.

A ce jour, il n'existe que peu de logiciels agréés avec le système d'exploitation Mac-Intosh. Mais certaines sociétés ont développé des "passerelles" PC-MAC.

LES SOCIETES DE FACTURATION

Elles établissent vous feuilles de soin et,les envoient aux organismes .

Elles gèrent les conventions avec les mutuelles ,télétransmettent les FSE aux caisses et aux mutuelles.

Elles éditent les bordereaux de télétransmission et les rapports Noemie ,gèrent les rejets .

MAIS chaque idel est responsable de ce qui a été facturé par la société en son nom du fait de sa signature électronique (ou non) des feuilles de soins .

De part ce fait nous recommandons fortement de tout controler et vérifier comme avec un logiciel de gestion !

Gain de temps peut etre mais vigilance obligatoire .

 

LE FINANCEMENT DE VOTRE INFORMATIQUE

Beaucoup de SSII proposent différentes possibilités. La plus courante est l'achat, mais la location existe et présente deux choix :

La location avec option d'achat (leasing). Vous réglerez des mensualités durant une certaine durée et en fin de période vous pourrez devenir définitivement propriétaire de votre système par le rachat de la part résiduelle.
En matière informatique, l'inflation technologique est telle qu'après une période de 2 ou 3 ans le matériel n'a quasiment plus aucune valeur marchande. Si vous optez pour cette solution faites attention au montant de la valeur de rachat.

La location pure du système. Vous réglez des mensualités mais vous n'êtes jamais propriétaire de votre produit. Cette approche peut vous permettre de maintenir votre configuration en adéquation avec les évolutions techniques. Si, par exemple, vous désirez changer votre imprimante ou adapter un scanner, il suffit de contacter votre société, laquelle vous fera une nouvelle proposition de location.

Dans les deux cas, cela peut présenter des avantages financiers, la location étant fiscalement déductible jusqu'à un certain plafond. Avant de vous engager sur cette voie consultez votre association de gestion agréée.

LES AIDES FINANCIERES

Si vous télétransmettez des feuilles de soins électroniques (FSE) en SESAM-Vitale, et sous réserve de remplir les conditions d'attribution, vous bénéficiez d'aides financières à la télétransmission* versées par l'Assurance Maladie. Le versement a lieu au mois de mars de chaque année, au titre des FSE réalisées l'année précédente.

* prévues par la convention nationale des infirmières (arrêté du 18 juillet 2007, publié au Journal officiel du 25 juillet 2007).

Montant des aides à la télétransmission

L'Assurance Maladie vous verse trois types d'aides :

  • Une aide à la maintenance : 100 € par an
    Condition de versement : avoir télétransmis au moins 1 FSE entre le 1er janvier et le 31 décembre de l'année.

  • Une aide pérenne à la télétransmission : 300 €
    Condition de versement : l'infirmière devra atteindre un taux de télétransmission en SESAM-Vitale supérieur ou égal à 70 % (taux calculé sur une année civile).

  • Une aide à la numérisation et télétransmission des pièces justificatives (SCOR) : 90 e

  • Condition de versement : l'infirmière doit adresser des pièces justificatives conformes c'est-à-dire d'une qualité de numérisation permettant l'atteinte d'un taux d'exploitabilité des pièces de 99 % à l'issue d'une période de 90 jours.

Les modalités de versement

Le versement des aides à la télétransmission a lieu en mars de chaque année, au titre des FSE réalisées l'année précédente.
Vous n'avez aucune démarche à effectuer. La somme vous est versée automatiquement par la caisse d'Assurance Maladie de votre lieu d'exercice, pour le compte de l'ensemble des caisses d'Assurance Maladie obligatoire des différents régimes.

                                                           notre partenaire INFIMAX

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